当用户向系统输入查询时，信息检索过程开始。查询是信息需求的正式声明，例如在Web搜索引擎中的搜索字符串。在信息检索中，查询不会唯一地标识集合中的单个对象。相反可以有不止一个对象匹配查询，它们可能具有不同程度的相关性。
对象是由内容集合或数据库中的信息表示的实体。用户查询要与数据库信息进行匹配。然而，与数据库的经典SQL查询相反，在信息检索中，返回的结果可能匹配或不匹配查询，因此结果通常被排名。这种结果排名是信息检索搜索与数据库搜索相比的关键区别。[1]
根据应用，数据对象可以是文本文档、图像[2]、音频[3]、思维导图[4]或视频等。通常文档本身不保存或直接存储在IR系统中，而是以文献替代或元数据在系统中表示。
大多数IR系统对数据库中的每个对象与查询匹配的程度计算数值分数，并根据此值对对象进行排名。然后向用户显示排名靠前的对象。如果用户希望细化查询，则可以重复该过程。[5]